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然而,企业市场营销手段有哪四种将从中受益,增强协作的两个副产品是更快的创新和更无缝的客户服务。但问题的另一面是个人工作时间大幅减少,反思深入,决策谨慎。
在过去的几年中,我们进行了定性和定量的深入研究,以更好地了解问题,帮助个人找到解决方案。在研究中,我们发现,造成这些问题的很大一部分原因是由于企业“永远在线”的工作文化、无处不在的技术渗透、严格的老板、困难的客户和效率低下的同事。这并不奇怪。但我们也发现,在许多情况下,与外因同样重要的因素是个体的思维方式和习惯。
幸运的是,只要我们掌握了战略自我管理的方法,我们就能立即用自己的力量克服这些障碍。
我们将最佳实践分为三类:信念(理解我们工作过度的原因);角色、时间表和网络(放弃不必要的协作,为满足专业和个人价值观的工作腾出时间)和行为(确保尽可能高效地完成必要或理想的协作)。
这些方法并不适用于所有情况:由于不同的个性、层次和工作环境,每个人的需求都是不同的。但我们发现,受试者通过对其中4-5人采取行动,至少可以节省18%-24%的协作时间。
协作洪泛通常分为两种类型:集中消耗和缓慢消耗。专注消费往往来自升职,老板要求接手项目或同事需要帮助,或者你出于责任或不想错过机会而参与额外工作。
慢消费的危害更难察觉。随着工作的发展,每个人都会有一个更大的社会网络,更多的责任,对协作的需求也从数量、范围到节奏都在逐渐增加。企业中的“一知半解”人才往往受到这个问题的困扰。随着经验的增长,我们经常需要承担更多的工作。我们的身份是个人成就、支持他人和专业知识的集合。
当任务增加或我们工作到深夜时,我们一般不会质疑我们做了什么。当然,同事们欢迎这一变化。人们对你的能力和责任以及更多的工作和要求的评价越来越高。
研究表明,协作洪泛问题的解决方案是相似的。他们不能继续以同样的方式工作并保持生产力。他们需要更好地管理他们的工作生活。
克服协作扩散的第一步是找出你的动机:保持帮助他人、知识渊博和有影响力的良好声誉,或者担心失去控制或拒绝参与团队活动?
比如,有人一路参与一个小项目,即使这个项目不再需要她的专业知识,她也不会退出。也许她为自己支持队友的方式感到骄傲,并确保了高质量的成绩。但从长远来看,这种合作不会取得任何成果,也会阻碍她完成更重要的工作。
有效的合作者明白,参与某件事情意味着拒绝其他事情,或者更少地参与其他事情。他们提醒自己,小小的成就(回复所有电子邮件、措辞恰当的报告、客户电话)并不十分重要。他们会认真思考自己的专业领域,决定什么时候能提供价值,什么时候不能提供价值,他们并不认为自己是不可或缺的人,而是改变自我价值的来源——从展示自己的能力,到适时辞职,让别人发展自己的能力,获得表现的机会。
“我意识到如果人们真的需要我,他们会找到我,”一位高管告诉我们。现在我不参加约30%的会议,每个人的工作都做得很好。”
接下来,您需要重建角色、计划和网络,以避免前面提到的触发器,并减少或完全拒绝不必要的协作。
高效的协作者将主动解决协作泛滥的问题。他们会找到自己的“北极星”目标——也就是说,在组织的优先事项中,他们可以发挥自己的优势,反映自己工作的价值,调整和简化自己的工作生活,拒绝不符合目标的要求。
你可以从定期清理你的日程和电子邮件开始,回顾过去4-5个月的内容,找出不符合你核心目标的发展机会,可以拒绝或提供给他人。看看你不需要参与哪些决策,以及如何对流程或团队进行调整,这样你就不需要参与未来的工作。从别人咨询的信息或专业知识中找出不再属于自己核心角色或不符合自己目标的部分,尝试在公司内部网上“云端分享”,或者看看其他同事是否能解决类似问题,获得更多利益。
另外,帮助同事适应你的变化,让他们知道你不再像以前那样及时、深入地参与协作。例如,仅仅因为你不回复大量电子邮件或参加会议并不意味着你不感兴趣或傲慢。告诉别人你的优先事项,这样每个人都知道你最需要或最想把时间花在什么上。询问同事的兴趣和目标,以便找到分配任务的机会。高管们的关键转折点是,他们开始将协作请求视为与圈内人员互动和激活关系的行为,而不是将其视为待办事项列表中的新添加。
另一位领导人形容这一变化为:“防守太糟糕了。你很被动,生活在恐惧中。唯一的出路是弄清自己是谁,想做什么,然后开始寻找到达目的地的路径和网络。”
一旦你检查了你的合作,开始增加选择参与的价值。我们的研究表明,缺乏有组织的会议是组织最耗时的活动:即使你不能控制你参加的会议,你也可以通过一些方式来提高效率,比如要求领导在会议前给你发送一份会议日程或预读材料,并写一封简短的电子邮件,解释会议达成的共识、承诺以及会后的行动。
另一种方法是提出一种新的电子邮件写作方式,如采用新的格式(遵守字数限制,用项目字符列出文章的内容,而不是大段文字的布局);使用“抄送”和“回复所有人”的功能;规定人们在不同的时间响应不同的请求。您还可以考虑使用虚拟工具(如Google Docs)帮助您更好地使用一种新的媒介,这种媒介可以提供探索性(定义问题范围或集思广益的解决方案)或综合性(具有不同专业知识、观点或任务的人一起解决问题)。关键是要确保在正确的时间使用正确的工具,而不是相反。当一个问题过于复杂、难以解决或容易通过电子邮件或在线聊天造成歧义时,你应该学会使用更有效的方法,例如打电话或面对面的会议。
在面对面的互动中,始终要注意自己是否有效地利用了对方的时间。扪心自问,“我知道我想通过这次会议或谈话实现什么吗?”为了让对方也有同样的自律,你可以事先问他,“为了不浪费你的时间,你能不能快点让我知道你希望我们一起实现什么?”
在建立关系网时,你关注的是关系的质量,而不是数量。我们继续发现,有效的合作者通过给予参与者地位、共同创造成功愿景、给予参与者获得感和目标感以及注入能量来吸引人们参与合作工作。他们没有把自己的计划强加给别人,而是通过吸引和信任来创造一种更和谐、更好的参与感,这样人们就不会感到不知所措或不知所措。
近年来,企业协作的范围和数量急剧增加,已成为不可逆转的事实。遗憾的是,由于这些需求的无形性,很少有企业从战略的角度来管理协作活动,因此只能依靠个人来应对协作泛滥的问题,找回属于自己的时间。